Zgłoszenie zagrożenia a sprawa urzędowa
Pożar, dym w budynku, podejrzenie ulatniania się gazu czy wypadek z osobami poszkodowanymi wymagają zgłoszenia alarmowego. Należy zadzwonić pod 112 lub 998, podać dokładną lokalizację, opisać zagrożenie i odpowiedzieć na pytania przyjmującego zgłoszenie. Nie należy odkładać telefonu bez wyraźnej informacji, że rozmowa została zakończona. Jeśli zdarzenie ma miejsce w trudno dostępnym punkcie Bielska-Białej lub na drodze poza zwartą zabudową, pomocne będą numer drogi, pobliski zjazd, charakterystyczny budynek albo współrzędne z telefonu. Numer podany przy jednostce w katalogu służy do kontaktu organizacyjnego; nie zastępuje zgłoszenia alarmowego.
Inaczej postępuje się przy pytaniach o dokumenty, czynnościach kontrolnych czy zawiadomieniach związanych z ochroną przeciwpożarową. Takie sprawy prowadzi właściwa komenda Państwowej Straży Pożarnej, a nie dowolna jednostka ochotnicza. Przed telefonem należy ustalić adres obiektu i rodzaj sprawy. Pozwoli to uzyskać informację o właściwej komórce organizacyjnej, sposobie złożenia pisma oraz ewentualnym terminie załatwienia sprawy.
Dokumenty i przygotowanie do kontaktu
Zakres wymaganych dokumentów zależy od sprawy. Przy zawiadomieniu dotyczącym zakończenia budowy lub zamiaru rozpoczęcia użytkowania obiektu znaczenie mają jego przeznaczenie, adres oraz dokumentacja potwierdzająca spełnienie wymagań przeciwpożarowych. Właściciel albo zarządca pytający o kontrolę powinien przygotować dane obiektu i wskazać osobę upoważnioną do kontaktu. Przy sprawach dotyczących konkretnego postępowania dobrze podać jego numer, jeśli został nadany. Przed wizytą należy potwierdzić, czy dokumenty składa się osobiście, pocztą czy elektronicznie oraz czy wymagana jest wcześniejsza rezerwacja terminu. Godziny przyjmowania interesantów mogą różnić się od całodobowej gotowości operacyjnej strażaków.
Państwowa i ochotnicza straż pożarna
Jednostki Państwowej Straży Pożarnej prowadzą działania ratownicze i wykonują zadania związane między innymi z nadzorem nad przestrzeganiem przepisów przeciwpożarowych. Ochotnicze straże pożarne uczestniczą w działaniach ratowniczych zgodnie ze swoim wyposażeniem, przygotowaniem i zasadami dysponowania. Kontakt z OSP może dotyczyć również działalności stowarzyszenia, na przykład naboru lub wydarzeń edukacyjnych. O wyjeździe do zdarzenia decydują służby przyjmujące zgłoszenie i dysponujące jednostki; nie załatwia się tego przez wybór jednostki z katalogu. Przed kontaktem w sprawie innej niż alarmowa należy sprawdzić, czy dany wpis dotyczy komendy, jednostki ratowniczo-gaśniczej czy OSP. Ułatwia to skierowanie pytania o dokumenty, kontrolę lub działalność społeczną do właściwego adresata.